Kokeilun oppi
-
Kokeilun teemat
1596 katselukertaa
Kokeilu on luotu 15.10.2018
Helmi Seniorikoti
Helmi Connect - interaktiivinen infotaulu palvelutalon arkea helpottamassa
Helmi Connect on senioreiden palvelutaloille kehitettävä interaktiivinen viestintäjärjestelmä. Se koostuu räätälöidyista, asuntokohtaisista tableteista, hallinnointilaitteista, tarvittavista verkkoratkaisuista ja ennen kaikkea palvelukonseptista. http://www.helmiseniorikoti.fi http://www.appsolution.fi
Miksi tämä kokeilu on tarpeellinen?
Senioreiden palvelukodeissa halutaan keskittyä asukkaiden palvelemiseen. Arjessa on kuitenkin paljon rutiineja, jotka vievät aikaa asiakaskohtaamisilta. Esimerkiksi Helmi Seniorikodissa, jossa on 16 asuntoa (rivitalomuoto), yhdeltä henkilökunnan jäseneltä vei 1,5 tuntia kiertää kaikki asunnot ja kertoa yllättävästä vesikatkoksesta. Tämä kaikki aika on pois muulta palvelulta. Ja usein saattaa olla niin, että kun viimeisessä asunnossa on käyty, kerrottava asia ei edes ole enää ajankohtainen. Tämänkaltaisia tiedotusasioita voi pienessäkin seniorikodissa olla 5-10 päivässä. Lisäksi palvelutalojen asiakkaat tuntevat itsensä usein yksinäisiksi. Aktiviteetteja on, mutta asukas saattaa passivoitua, mikäli henkilöstö ei ehdi aktivoida häntä. Myös henkilöstön digitaidot tarvitsevat jatkuvaa päivitystä; henkilöstöstä tuntuu, että he eivät pysy kehityksen mukana. Erilliset henkilöstön digikoulutukset eivät aina kytkeydy arkeen. Haluamme oppia miten sote-palveluissa voimme hyödyntää hyvinkin yksinkertaisia ratkaisuja tukemaan arkea ja vapauttamaan aikaa asiakkaiden kohtaamiseen. Haluamme myös oppia, miten asukkaita ja sote-henkilöstöryhmiä voidaan käytännössä “uittaa” tai “salakuljettaa” digimaailmaan konkreettisen, arkisen palvelukonseptin ja -sovelluksen kautta. Tätä kautta saadaan oppia sitä, miten vastaavia kokeiluja kannattaa lähteä toteuttamaan ja levittämään.
Miten kokeilu toteutetaan?
Kokeilussa rakennetaan Helmi Connect, joka on senioreiden palvelutaloille kehitettävä interaktiivinen viestintäjärjestelmä. Se koostuu räätälöidyista, seinään kiinnitettävistä asuntokohtaisista tableteista, hallinnointilaitteista, tarvittavista verkkoratkaisuista sekä selkeästä, asukaslähtöisestä palvelukonseptista. Käytännön arkisia asioita, joita Helmi Connectin kautta voidaan viestiä, ovat mm. - tuleva viriketoiminta aamu- ja iltapäivisin - muistutukset päivän ruokailuista - ilmoitukset muuttuneista päiväohjelmasta, aikataulusta tai vaikkapa saunavuoroista - sähkö/vesikatkoista - muista yllättävistä ja kiireellisistä asioista Ns. “lepotilassa” Helmi Connect -tabletti näyttää asukkaalle kuukauden, päivän ja kellonajan sekä esimerkiksi säätilan. Myös niinkin yksinkertainen tieto kuin onko aamu vai ilta voidaan näyttää, koska monet asukkaat voivat esimerkiksi pimeänä vuodenaikana olla epätietoisia vuorokauden ajasta. Lisäksi Helmi Connect mahdollistaa paluukanavan: asukas voi kuitata vastaanottaneensa tiedon tai vastata esimerkiksi osallistuvansa päivän viriketapahtumaan. Paluukanava mahdollistaa myös yksinkertaiset ja nopeat kyselyt esimerkiksi ruokatoiveista ja pikapalautteet toiminnasta yleensä. Tätä kautta jatkuvalla asiakastyytyväisyyden ja -tarpeiden kyselyllä palvelua saadaan ketterästi ja nopeasti kehitettyä; kerran vuodessa tehtävät, kaikkia osapuolia työllistävät paperikyselyt eivät tähän pysty. Myös asukkaiden omaiset voidaan kytkeä samaan palautejärjestelmään ja saada näin systemaattisesti, helposti ja nopeasti kerättyä kehitysehdotuksia myös heiltä. Kaiken kaikkiaan, Helmi Connect antaa asukkaalle ja hänen omaisilleen tunteen siitä, että asukkaasta välitetään, hänen aktivoimisensa kiinnostaa, ja hän on osa yhteisöä. Tämä on osaltaan vähentämässä arkista yksinäisyyttä. Helmi Connectin käyttöliittymä ja toiminnot rakennetaan äärimmäisen yksinkertaisiksi, helppokäyttöisiksi ja toimiviksi. Kuvakkeet ja fontit ovat isoja, tekstit lyhyitä ja selkeitä. Ääntä ja videota voidaan myös hyödyntää. Samalla kun kehitämme palvelua ja vapautamme henkilökunnan aikaa asiakaskohtaamisiin, saamme hyvän syyn ja mahdollisuuden perehdyttää seniorikodin henkilöstöä digimaailman hyödyntämiseen. Helmi Connectin avulla voidaan lisätä henkilöstön digivalmiuksia laajemmaltikin ja nostattaa luottamusta ja kiinnostusta siihen, että digiratkaisut eivät hankaloita arkea, eivät vie työpaikkoja, eivätkä vähennä asiakaskontakteja, vaan päinvastoin. Helmi Connectia vastaavaa valmista ratkaisua ei yrityksistä huolimatta ole löytynyt, joten päädyimme kokeilemaan omaa. Kokeilusta tulisi varmasti olemaan paljon hyötyä, onnistuu se täysin tai ei. Parhaimillaan onnistunut kokeilu voidaan laajentaa koskemaan satoja palvelukoteja ja tuhansia asukkaita, jolloin hyödyt ovat valtavat. Idea on jo testattu keskusteluissa Helmi seniorikodin kanssa ja vastaanotto on innostunutta. Käytännössä ideaa kokeillaan niin, että hankimme tarvittavat laitteet (ei kaikkiin 16 asuntoon vaan 2-3kpl asukaspäätteitä sekä hallintalaitteen ja tarvittavat muut laitteet kuten verkkotukiasemat), räätälöimme niihin sopivan ohjelmiston jolla rakennetaan käyttöliittymä ja sisällöt, luomme yhdessä pilotoitavat palvelut ja testaamme niitä erilaisten asukkaiden kanssa. Kehittäminen toteutetaan yhdessä kahden iteraatiokierroksen verran: Menetelmänä Lean (PDCA) + palvelumuotoilu + asukaskokemus. 1. Henkilöstön ja käyttäjien sekä omaisten odotusten ja tarpeiden selvittäminen; 2. Ensimmäinen hands in -kehitysversio (yhdelle tabletille); 3. Sidosryhmäraati (asukkaat, käyttäjät, johto, omaiset): arviointi ja palautteet seuraavaan kehityskierrokseen; 4. Toinen "jo vähän fiksumpi” versio; 5. Sidosryhmäraadin palaute ja jatkokehitysideat. Toistetaan vaiheet 1-5. Hanke aloitetaan marraskuun alussa 2018 ja hankkeen lopetus on helmikuun 2019 loppuun mennessä. Vaihe 1 on valmiina marraskuun 2018 aikana.
Kuka tai ketkä kokeilun toteuttavat?
Helmi Seniorikoti, Hollola, yhdessä Appsolute Solutions Finland Oy sekä asiantuntijoina Tuula Löytty (Smart&Lean) ja Jussi Mozo.
Mikä on kokeilun kokonaisbudjetti ja miten se jakautuu maksajatahoittain?
Kokeilun budjetti on 10 000e jakaantuen seuraavasti: Konsepti- ja palvelusuunnittelu: 1 800; Koneet ja laitteet sekä verkkoratkaisut: 2 200; Ohjelmointi- ja räätälöintityö: 3 200; Asennukset ja tekninen testaus: 800; Koulutus ja ohjaus 1 100; Käyttötestaus ja palautteen keruu: 500; Dokumentointi ja analysointi 400
Millaista osaamista ja rahoitusta kokeilulla on käytettävissään?
Vahva kokemus palvelutalotoiminnasta (Helmi seniorikoti); Digi- ja mobiiliosaaminen, käyttäliittymät (Appsolute Solutions Finland Oy); Asiantuntijapalvelut: LEAN, palvelumuotoilu, asukaskokemus
Kokeilun oppi
Saavuttiko kokeilu tavoitteensa?
Kyllä. Saimme aikaan toimivan tablettisovelluksen (Android), joka oli alkuperäisen ajatuksen mukainen ja täytti sille asetetut tavoitteet. Myös eri tahojen osallistuminen ja osallistaminen toimi odotusten mukaan.
Mitä uutta tietoa kokeilulla saatiin?
Mitä kokeilusta halutaan oppia? 1. Miten vanhus kokee digitaalisuuden? -> Suhtautuminen muuttuu koko ajan, nykyään vanhukset joutuvat oppimaan digitaalisuutta ja suhtautuminen oli erittäin positiivista! 2. Kuinka paljon sovellus tuo työaika säästöä? -> Kierros 15 asunnossa kestää yli tunnin. 3. Henkilökunnan suhtautuminen digitaalisuuteen? -> Alussa koettiin, että vie työt. Kokeilun aikana se koettiin erinomaiseksi, ja aikaa voitiin antaa niille enemmän, jotka sitä tarvitsivat. 4. Omaisten suhtautuminen, koetaanko sovellus turvallisuutena vai turhana? -> Omaiset antoivat hyvän palautteen ja kun mietittiin nettiyhteyttä, se toi myös vanhuksille rahasäästöä, jokaisen ei tarvitse ottaa omaa nettiyhteyttä. 5. Mitä palautteita sovellus voi tuoda työn laadun parantamiseen? -> Ruokapalaute on aitoa, vanhukset tyytyväisiä kun hoitajalla enemmän aikaa kuunnella vanhusta. 6. Mitä ongelmia voi tulla yhteydet, nopea tiedottaminen? -> Sovellus oli isotöinen ja nettiyhteys toi alussa haasteita. Myös kaksisuuntainen kanava toi omat haasteet. 7. Onko sovellus käyttökelpoinen ja voiko sitä viedä eteenpäin? -> Kyllä, palaute ja toiminta erittäin hyvä. Sovellus on käyttökelpoinen ja jatkorahoitusta selvitetään.
Miten aiot viedä kokeilua tai sen tuloksia eteenpäin?
Jatkamme sovelluksen kehittämistä yhdessä Helmi Seniorikodin kanssa ja keskustelemme myös muiden toimijoiden kanssa. Kokeilua voidaan sellaisenaan skaalata isommaksi, kunhan sovelluksen eri ominaisuuksia säädetään erilaisten tarpeiden mukaisiksi.
