3

Kokeilun oppi

-

Kokeilun teemat

Vapaa-aikaTeknologiaKerhotoimintaKokeilutToimintamalliOsallisuusPalvelumuotoiluDigikuntakokeilu
Kokeilu on luotu 13.09.2017

Helppokäyttöinen digitaalinen ratkaisu lasten kerhoilmoittautumiseen

Käyttöliittymäprototyyppi: Lasten harrastekerhoihin ilmoittautumisen helpottaminen yhdessä käyttäjien kanssa suunnitellulla digitaalisella ratkaisulla, jonka käyttö onnistuu myös teknisesti kokemattomilta, maahanmuuttajataustaisilta huoltajilta. Harrastekerhon osallistujien reaaliaikaisen osallistumistiedon saaminen, jotta vapaita paikkoja voidaan ajoissa tarjota paikkaa jonottaville.

Miksi tämä kokeilu on tarpeellinen?

Lasten maksuttomiin harrastekerhoihin ilmoittaudutaan kotiin toimitettavalla ja allekirjoitettavalla paperilomakkeella, sähköpostilla tai puhelimella. Nykyisessä prosessissa lapsen huoltaja ilmoittaa lapsen koko kaudeksi harrastukseen riippumatta siitä kuinka usein lapsi todellisuudessa tulee harrastekerhossa käymään. Koska reaaliaikaista tietoa kerhoon tulevien lasten määrästä ei ole saatavilla, eivät jonotuslistalla olevat lapset saa riittävän ajoissa tietoa vapaista kerhopaikoista. Lisäksi ilmoittautumisprosessi työllistää harrastetta järjestävän tahon henkilökuntaa, kun käsin kirjoitettu tai puhelimessa saatu tieto pitää siirtää eteenpäin digitaaliseen muotoon. Koska paperisia lomakkeita myös jää palauttamatta saattaa järjestäjälle esimerkiksi jäädä välittymättä tieto lapsen allergiasta tai muusta olennaisesta. Jo kehitetyt digitaaliset ratkaisut (esimerkiksi valmiit ilmoittautumisjärjestelmät jäsenrekistereineen) eivät käytettävyydeltään vastaa sellaista ratkaisua, jonka käyttäminen onnistuu myös esimerkiksi tietoteknisesti kokemattomalta henkilöltä, jolle suomalainen kulttuurikin saattaa olla vieras. Tämän kokeilun tavoitteena on kehittää helppokäyttöisen, ilmoittautumiseen ja ilmoittautumisten hallintaan suunnitellun digitaalisen ratkaisun prototyyppi. Tavoitteena on kehittää prototyyppiä yhdessä käyttäjien kanssa lyhyissä ite-raatioissa, jolloin toimivat ja toimimattomat ratkaisut nähtäisiin nopeasti. Lisäksi tässä kokeilussa tavoitteena on kerätä kokemuksia tämän tyyppisen kokeilun läpiviemisestä.

Miten kokeilu toteutetaan?

Kokeilussa tehdään käyttöliittymäprototyyppi yhdessä loppukäyttäjien kanssa: Tavoitellaan helppokäyttöistä digitaalista ratkaisua, joka korvaa lapsen mukana kulkevan paperisen lomakkeen, sähköpostinvaihdon ja puhelut myös sellaisessa tilanteessa, jossa lapsen ja hänen huoltajansa tietoteknisten sovellusten käyttötaidot ja Suomen kielen taito ovat rajalliset. Ratkaisun avulla harrasteen järjestäjät saavat ajantasaisen tiedon harrasteeseen tulevien lasten määrästä ja voivat tarjota vapaaksi jääviä paikkoja jonossa oleville lapsille. Kokeilussa suunnitellaan yhdessä käyttäjien kanssa prototyyppi digitaalisesta ilmoittautumisratkaisusta kaksiosaisena: ilmoittautujan näkymä mobiilikoossa ja ohjaajan näkymä tabletti/desktop-kokoisena (osittain myös mobiilikoossa). 1.10.2017-15.12.2017

Kuka tai ketkä kokeilun toteuttavat?

Kokeilun toteuttaa Turun kaupunki. Yhteistyötahona on Markku Juhani Fingerroosin säätiö (Me-talo, Turku) joka järjestää lasten liikuntakerhoja kahdella asuinalueella Turussa. Alueilla maahanmuuttajien osuus väestöstä on suuri. Kokeilussa mukana on myös muita sidosryhmiä, jotka osallistuvat kehitystyöhön. Prototyypin toteuttaa teknisen toimittajan UI/UX-suunnittelija.

Mikä on kokeilun budjetti?

Kokeilun arvioitu budjetti on 37 500 €. Budjettiin on laskettu mukaan sekä oma työ että palveluostot. Kokeilun toteuma oli 30 875 €.

Millaista osaamista ja rahoitusta kokeilulla on käytettävissään?

Kokeilun järjestävä taho Turun kaupungilla on Digitaalisten palveluiden kehittäminen -hanke. Hankkeessa on aikaisemmin toteutettu projekteja, joissa digitaalisia palveluita on kehitetty asiakaslähtöisesti. Yhteistyötahojen vahvuudet kokeilussa ovat oman alansa asiantuntijuudet - yhteistyötahoista Me-talo on kokenut kerhojen järjestäjä ja teknisen toimittajan edustaja on kokenut digitaalisten ratkaisujen käyttäjälähtöisessä suunnittelussa. Mukana olevat muut sidosryhmät edustavat tulevia loppukäyttäjiä.

Kokeilun oppi

Saavuttiko kokeilu tavoitteensa?

Tämä kokeilu saavutti sille asetetut tavoitteet. Kokeilun tavoitteena oli luoda prototyyppi helppokäyttöisestä ilmoittautumissovelluksen käyttöliittymästä sekä ilmoittautujan että ilmoittautumisia käsittelevän harrasteohjaajan näkökulmasta. Lisäksi kokeilun tavoitteena oli kokeilla tämän tyyppisen, monia sidosryhmiä sisältävän kokeiluprosessin toimivuutta. Kokeilun onnistumista on arvioitu käyttäjätestauksien ja itsearvioinnin avulla.

Mitä uutta tietoa kokeilulla saatiin?

Kokeilu oli erityisesti aikataulunsa puitteissa uudenlainen tapa toimia. Kokeiluun osallistuneet kaupungin edustajat eivät olleet aikaisemmin mukana täsmälleen vastaavissa kokeiluissa. Kokeilu onnistui erinomaisesti, sillä kokeilulle asetetut tavoitteet täyttyivät määräajassa. Motivaatio ja toimijoiden sitoutuminen kokeilussa oli korkealla sekä kaupungin, toimittajan että yhteistyötahojen puolella ja palaute on kaikilta osapuolilta ollut erinomaista. Kokeilun suunnitelma tehtiin alkuvaiheessa väljäksi, jolloin muutoksiin reagoiminen onnistui vaivatta. Erityisen hyvin kokeilussa onnistui nopea kehittäminen. Toimittajan edustaja oli sitoutunut tekemään vaadittavat muutokset ennen seuraavaa testausta, vaikka testaukset olivat peräkkäisinä päivinä. Testausten laajentaminen alkuperäisestä yhteistyökumppanista laajemmalle ei tuottanut ongelmia. Kaikki kysytyt tahot lähtivät mielellään mukaan. Ilmoittautujan näkymää testanneet henkilöt eivät tienneet etukäteen testauksista, sillä testaukset järjestettiin avoimessa perhekahvilassa. Yhtä poikkeusta lukuun ottamatta testaajat tulivat kuitenkin mielellään mukaan. Testaajiksi saatiin henkilöitä, jotka olisivat sovelluksen potentiaalisia käyttäjiä. Osa oli käyttänyt aikaisemmin joitakin maksullisia ilmoittautumissovelluksia, mutta suurin osa oli ilmoittautunut aikaisemmin harrasteisiin vain puhelimella tai sähköpostilla. Testaajiksi saatiin myös henkilöitä, joiden äidinkieli on muu kuin suomi. Mukana oli äidinkielenään esimerkiksi kurdia, arabiaa, venäjää ja albaniaa puhuvia testaajia. Osa testaajista kertoi suomen kielen taitonsa olevan heikko. Tärkeimpänä oppina kokeilusta on saatu valmistuneen prototyypin lisäksi kokemus tämän tyyppisen kokeilun prosessista ja siinä onnistumisesta. Kokeilun aikana muotoutunut prosessi tulee tukemaan myös tulevien kokeilujen prosesseja ja siten kokeilukulttuurin edistymistä Turussa.