3

Kokeilun oppi

-

Kokeilun teemat

KaupunkiHävikkiKiertotaloushaku
Kokeilu on luotu 22.01.2019

Kaupungin hävikkirakennusten uusi elämä

Kaupunkeihin muodostuu jatkuvasti tilahävikkiä eli tiloja, joita kaupunki ei pysty hyödyntämään, mutta joista se ei voi luopuakaan. Kokeilussa välittäjätaho etsii näihin kiinteistöihin pitkä- tai lyhytaikaisia vuokralaisia ja tarjoaa tilojen isännöintiä. Tuloksena syntyy uusi palvelutuote.

Miksi tämä kokeilu on tarpeellinen?

Julkisella sektorilla on hallussaan valtava määrä kiinteistöjä, jotka ovat tyhjillään, koska niiden alkuperäinen käyttötarkoitus on päättynyt (esim. koulu tai vankila), eikä minkään toimialan tai vastuuhenkilön luonnollisena tehtävänä ole keksiä rakennuksille uutta käyttöä, joka sopisi tiloihin sellaisenaan tai kohtuullisella remontoinnilla. Kiinteistöjen uusiokäytön järjestäminen ei ole kaupungin ydintoimintaa eikä tyhjillään pitämisestä koituva taloudellista haittaa koeta tarpeeksi motivoivana. Tilojen ja alueiden käyttö pop-up-toimintaan saattaa olla jo tuttua, mutta se perustuu väliaikaiseen, etukäteen suunnittelemattomaan tarpeeseen. Mikäli tieto tyhjenevistä tiloista saataisiin ajoissa, niiden alasajoa ei tarvitsisi tehdä, kiinteistö pysyisi kunnossa ja seuraava toimija saisi käyttöönsä ylläpidetyt ja terveelliset tilat. Kaupungit haluaisivat vuokrata kiinteistöt kokonaan yhdelle vuokraajalle, jottei vuokraustoiminta ja monimutkaisten vastuukysymysten käsittely teetä lisätyötä. Ongelma on, että sellaiset toimijat, joille melkein mitkä tahansa tilat käyvät, ovat usein kansalaistoimijoita, joille kokonaisen tilan vuokraaminen on mahdottomuus. Sen sijaan kiinteistön osan vuokraaminen tai yhteiskäyttö muiden toimijoiden kanssa olisi taloudellisesti mahdollista. Oma pieni soppi on paljon edullisempi kuin koko kiinteistön vuokraus. Kaupungin kiinteistöhallinnan näkökulmasta yhteiskäyttövuokrasopimusten laatiminen ja hallinnoiminen on liian vaivalloista. Tilojen yhteiskäyttö aiheuttaa päänvaivaa myös tilojen vuokraajille, kun vastuista pitää sopia keskenään ja vuokranmaksut pitää hoitaa yhdessä. Tila jätetään mieluummin tyhjäksi odottamaan purkua tai palvelutarpeiden muutosta takaisin alkuperäistä käyttöä vastaavaksi. Kun rakennukset jätetään tyhjilleen, niiden käyttöikä lyhenee ja niiden käyttöarvo laskee. Rapistuneet tilat joudutaan purkamaan niiden suunniteltuun käyttöikään nähden liian aikaisessa vaiheessa. Tämä synnyttää tarpeetonta hävikkiä eli rakennusjätettä ja ympäristöpäästöjä eikä rakennukseen alun perin käytettyjä luonnonvaroja tule hyödynnettyä maksimaalisesti. Samaan aikaan moni kaupunkilaislähtöinen toimija (yhdistys, kaupunkiaktivisti, yrittäjä) etsii tiloja ja laittaa merkille kaikki mahdolliset tyhjillään olevat paikat. Tilojen kysyminen kaupungilta voi olla vaikeaa, koska kaupungit ylläpitävät pääasiassa toimitilalistauksia, eivätkä välttämättä ymmärrä, että myös kaupungin peruspalvelutoiminnasta poisjääneet tilat voisivat kiinnostaa vuokraajia. Kokeilun aikana selviää, millainen pysyvän toiminnan palvelusopimus kaupunkiorganisaation kanssa tulisi laatia ja millainen kilpailutus tulisi järjestää, jotta vastaavanlainen toiminta olisi mahdollista uusissa kohteissa ja kaupungeissa. Haluamme myös oppia, miten hyvä kunnallinen palvelu kootaan, brändätään ja myydään julkisille tahoille. Haluamme osoittaa kaupungille, että paras ratkaisu tilojen toiminnan lisäämiseen ja vuokralaisten saamiseen on aktiivinen etsiminen passiivisen odottamisen sijaan, ja että ostopalveluna tällaisen työn ostaminen on sekä tehokas tapa löytää haastaviin tiloihin vuokralaisia että kustannustehokas tapa toteuttaa se. Haluamme myös osoittaa, ettei tilan kokonaisena vuokraaminen ole ainoa vaihtoehto, ja että tilojen yhteiskäyttö on mahdollista järjestää ilman, että siitä aiheutuu valtavia hallinnollisia haasteita. Vaikuttavuuden mittaamiseksi haluaisimme laskea, kuinka paljon tyhjänä pidettävät tilat kuluttavat luonnonvaroja ja kuinka paljon niitä säästetään, kun tilan käyttöikä pitenee esimerkiksi kymmenellä vuodella tai uuden rakennuksen tekemiseltä vältytään. Toivomme, että saamme asiantuntijakontakteja tähän kokeilun aikana.

Miten kokeilu toteutetaan?

Tarvitaan välittäjätaho, joka suunnittelee kaupungin hävikkitilojen käyttöä ja etsii tiloihin toimijat proaktiivisesti. Ostetun työn avulla kaupunki pystyy paremmin säilyttämään kiinteistöjensä arvon ja saamaan vuokratuloja. Välittäjä tekee kaupungin kanssa palvelusopimuksen siitä, että se tutkii millaisia tiloja kaupungissa on tyhjillään tai tyhjenemässä lähitulevaisuudessa. Tilat arvioidaan sen mukaan, millaiset niiden käyttömahdollisuudet ovat ja minkälaisilla ehdoilla niitä saa käyttää. Tämän jälkeen tehdään kartoitus, jossa alueen tai koko kaupungin tilantarvitsijat etsitään. Tilan toiminnasta järjestetään yhteissuunnittelutilaisuus tilan tarvitsijoiden ja kaupungin edustajien kesken. Tilan vuokraajista muodostetaan joko tilayhdistys tai vuokraaja ja kaupunki ostavat välittäjätaholta tilan isännöinnin. Tavoitteena on, ettei kaupungin tarvitse olla yhteydessä jokaisen vuokralaisen kanssa vaan viesti kulkee yhdyshenkilöiden välillä ja vuokrasuoritukset tulevat yhdeltä taholta. Välittäjätaho konsultoi kaupunkia ja vuokralaisia yhteistyösopimuksen laatimisessa. Vaihtoehtoisesti välittäjä ryhtyy etsimään tiloihin sinne parhaiten sopivaa toimintaa tai valmistelee tilojen käytön kilpailutuksen kaupungin kanssa. Tämä tulee kyseeseen silloin, kun tilan toiminnan halutaan tukevan kaupungin strategiaa tai muita kehitystavoitteita. Välittäjätahon etuna on, että se ymmärtää tilan hallinnoijan sekä käyttäjien tarpeet. Välittäjä pystyy laatimaan innovatiivisia ratkaisuja tilojen käyttöön ja sillä on asiantuntijuutta tilojen käyttömahdollisuuksista sekä remontointitarpeista. Välittäjätahon käyttäminen tyhjien tilojen ongelmassa on kaupungille edullisempaa kuin se, että kaupunkiin perustettaisiin uusi virka asian hoitoon. Toiminta on projektiluontoista ja työn tarve vaihtelee suuresti. Tämän lisäksi alati kehittyvän kaupunkilaislähtöisen toiminnan ymmärtäminen vaatii sitä, että toimii itse samalla kentällä. Viranhaltijalle tämä on usein mahdotonta. Käyttäjien näkökulmasta välittäjätahon käyttäminen on etu, koska asiantunteva kolmas osapuoli löytää heille sellaisia tiloja käyttöön, joihin heillä ei olisi mahdollisuutta taloudellisista tai neuvottelutaitoihin perustuvista syistä. Kokeilu on meille näytön paikka. Haluamme näyttää, että palvelu toimii. Otamme Keravan kaupungin haasteen vastaan siinä, että etsimme neljässä kuukaudessa Keravan kartanon päärakennuksen täyteen vuokralaisia, jotka järjestävät sellaista toimintaa, joka sopii alueen kehittämistarpeisiin, ja jotka maksavat riittävästi vuokraa. Kartanon käytön haasteena on ollut korkea vuokrataso ja kannattavan toiminnan sesonkiluonteisuus, joten haaste ei ole helppo. Vuokralaiset ovat vaihtuneet tiuhaan ja tällä hetkellä tila on tyhjillään ja tuottaa joka kuukausi kaupungille useiden tuhansien eurojen tappiot. Kun kokeilu on ohi, Keravan kaupungilla on toiminnasta kukoistava Keravan kartano ja meillä on vahva referenssi tyhjien tilojen käyttöpalvelullemme. Kokeilu tapahtuu 6.2.-31.5.2019 välisenä aikana

Kuka tai ketkä kokeilun toteuttavat?

Kokeilun toteuttaa kaksi osaamistaan kaupallistavaa kaupunkiaktivistia Lauri Helle ja Anna Evilä Jalotus ry:stä. Kokeilun mahdollistaa Keravan kaupungin antama tilahaaste.

Mikä on kokeilun budjetti?

Kokeilun budjetti on 5000 euroa, joka käytetään kokonaan Helteen ja Evilän palkkoihin. Keravan kaupungin Keravan kartano on kokeilun ajan käytettävissä vuokratta vuokraustoiminnan toteuttamiseen.

Millaista osaamista ja rahoitusta kokeilulla on käytettävissään?

Lauri Helle on asiantuntija kiinteistöjen vuokraamisessa ja hallinnoinnissa, vanhojen talojen kunnostamisessa ja isännöinnissä sekä tyhjien tilojen käyttöönotossa. Toinen toteuttaja on Anna Evilä, joka on viimeisen kahden vuoden ajan toiminut Keravan kaupungilla yhteisöllisyyden ja kaupunkiaktivismin toimintamahdollisuuksien edistäjänä. Hänellä on kokemusta kuvatun toiminnan toteuttamisesta ja ensikäden tietoa siitä, ettei kyseinen toiminta onnistu kaupungin omana virkatyönä edellä mainituista syistä.

Kokeilun oppi

Saavuttiko kokeilu tavoitteensa?

Kokeilun tavoitteena oli 1. Selvittää millainen palvelusopimus kaupungiorganisaation kanssa tulee laatia ja millainen kilpailutus järjestää, jotta vastaava olisi mahdollista uusissa kohteissa ja kaupungeissa. Oppi: Teimme Keravan kaupungin kanssa vuokrasopimuksen koko Keravan kartanon alueesta kaikkine rakennuksineen. Organisaatiomme toimii ns. välittäjätahona sekä isännöitsijänä ja vastaa jatkossa kiinteistöjen kaikista ylläpito, huolto, kunnostus ja remonttitoimenpiteistä. Yhdistys ei maksa kiinteistöstä varsinaista vuokraa, mutta maksaa kaikki juoksevat kulut, kuten sähkön, veden, lämmityksen, vakuutukset, vartiointipalvelut, netin tms. Kaupunki ei myöskään lähtökohtaisesti osallistu korjaustoimenpiteiden kustannuksiin. Loimme yhdessä kaupungin kanssa vuokrasopimusmallin sekä vastuujakotaulukon ja määrittelimme osapuolten muut velvollisuudet. Sopimus on ns. täyden ylläpitovastuun malli, johon päädyttiin neuvotteluiden tuloksena. Riskit ja vastuu on mallissa hajautettu vuokranantajalle, vuokralaisille ja välittäjälle. 2. Oppia miten palvelu kootaan, brändätään ja myydään julkisille tahoille. Oppi: Olemme koonneet opitun perusteella palvelun, jossa tarjoamme kunnille ja kaupungeille tyhjien tilojen toiminnan uudelleenkäynnistyspakettia: - tutkimme tilan käyttöpotentiaalin ja tilan kunnon tilaajan kanssa - teemme tilaajan kanssa suunnitelman, siitä millaista toimintaa tiloihin tarvitaan - suunnittelemme vuokraushinnat ja teemme käyttöohjeet - etsimme toivotut vuokralaiset - huolehdimme toiminnan sujuvuudesta jatkossa ja/tai koulutamme tehtävään Keravan kartano toimii jatkossa referessikohteenamme, jonka päälle alamme brändäämään palveluamme ja myymään sitä eteenpäin. 3. Mitata toiminnan vaikuttavuus laskemalla kiinteistöjen kulutusta Oppi: Kiinteistöjen aikaisempien juoksevien kustannusten tarkka koostaminen on ollut hyvin hidasta, eikä vertailudataa ole ehdinyt vielä kertyä. Kun vuokrasopimuksemme on kestänyt vuoden, pystymme saamaan vertailukelpoisen mittaustuloksen.

Mitä uutta tietoa kokeilulla saatiin?

Keskeisin oppi oli, että ymmärsimme missä järjestyksessä tilanvuokrausasiassa kannattaa edetä. Opimme myös miten paljon ja millaista työtä välittäjäpalveluna oleminen tarkoittaa. Tärkeintä on alkuvaiheessa selvittää: 1. omistajan tahtotila ja tarve, eli millaista toimintaa ja paljon vuokraa pitäisi saada 2. alivuokralaisten tarpeet tiloille ja palveluille, sekä heidän maksukyky 3. välittäjän ansaintalogiikka ja -mahdollisuudet 4. muodostetaan vuokrausmalli, joka on kaikkien osapuolten kannalta realistinen ja tavoitteiden mukainen Työ vie paljon aikaa, mutta lopputulokseen ovat kaikki osapuolet saaneet vaikuttaa, jolloin yhteistyö on pitkäkestoisempi ja vaikutukset suurempia. Tämän opin perusteella kokoamme palvelumme. Toinen keskeinen oppi oli, kuinka työläitä ja aikaa vieviä sopimusneuvottelut ja ratkaisumallien löytämiset ovat, mutta myös kuinka oleellisia ne ovat kaiken toiminnan sujuvuuden kannalta. Kun toimijalla on omassa reservissä erilaisia sopimusmalleja, nopeutuu tekeminen merkittävästi. Uskomme, että monet kokeilijat ovat havainneet samankaltaisia haasteita omassa toiminnassaan. Konkreettisia tuloksia: Keravan kartano oli ensin tyhjillään ja alle puolessa vuodessa saimme kerättyä vuokraisjoukon, jota ei olisi ilman välittäjäorganisaatiota. Teimme Keravan kaupungin ja Jalotus ry:n välisen vuokra- ja yhteistyösopimuksen, uusimme 4 alivuokraussopimusta, teimme 2 uutta työhuoneen vuokrasopimusta sekä sopimuksen ravintolayrityksen kanssa. Toiminnan ansiosta Keravan kartanolle on syntynyt ja syntyy mm: 1) uusi kahvilaliiketoiminta 2) matkailukohde 3) Green care -toimintaa 4) ompelimo 5) työpisteet kuudelle yrittäjälle 6) kollektiivi, joka suunnittelee yhdessä uutta toimintaa ja toteuttaa sisältöä alueen tavoitteiden mukaisesti

Miten aiot viedä kokeilua tai sen tuloksia eteenpäin?

Jalotus ry jatkaa välitysorganisaatiotoimintaa Keravan kartanolla, sekä konseptoi tyhjien tilojen toiminnan uudelleenkäynnistyspakettia. Tyhjillään oleva rakennuskanta on ongelma jokaisessa Suomen kunnassa ja kaupungissa. Julkisen sektorin omistamien tilojen käytön tehostaminen, sekä omien ekosysteemien kehitys rakennusten ympärille on järkevää toimintaa mm. ympäristön, työpaikkojen, kiertotalouden, elinkaaren ja viihtyvyyden kannalta. Skaalaaminen isompaan mittakaavaan vaatii muutaman erilaisen mallin kokeilun, joka voidaan toteuttaa vielä yhdistyspohjalta, mutta isomman mittakaavan toimintaa varten yhdistyksen kannattaa perustaa osakeyhtiö. Yhtiön tuloja voidaan kanavoida yhdistykselle, jolloin hävikkitilojen uusiokäytön lisäksi edistetään yleishyödyllistä kiertotaloustoimintaa kestävän elämän eri osa-alueilla.

Mitä kokeilun matkalla on tapahtunut?

25.05.2019

<em>Mitä tehtiin:</em>


<em>Loimme sopimusmallit Keravan kartanon vuokraustoiminnalle kaupungin sekä alivuokralaisten kanssa käytyjen neuvotteluiden, sekä omien tavoitteidemme pohjalta. Täyden vastuun vuokrasopimuksen vuoksi olemme käyttäneet merkittävästi aikaa alueen kuntokartoituksen ja hoitosuunnitelmien tekemiseen, sekä rakennusten toiminnan opiskeluun. </em>


<em>Neuvotteluiden yhteydessä tuli esille yleisimpiä ongelmia ja haasteita mitä tilavuokrauksen vastuihin ja velvollisuuksiin liittyy. Järkevän hintatason kartoittaminen kiinteistön omistajan, välivuokraajan ja alivuokralaisen näkökulmilla ja epävarmojen juoksevien kustannusten arviointi oli työläs, mutta erittäin oleellinen ja tarpeellinen prosessi. </em>


<em>Sopimusneuvotteluja käytiin kaupungin kanssa helmikuun puolesta välistä alkaen. Vuokrasopimusmallin periaatteet hyväksyttin Keravan kaupungin teknisessä lautakunnassa 25.3.2019. Jalotus ry:n ja Keravan kaupungin välinen sopimus allekirjoitettiin 12.4.2019. Alivuokrausopimuksia on ollut voimassa 1.4. alkaen ja viimeisimmät allekirjoitettiin toukokuun lopulla. </em>


<em>Tilanne 26.5.</em>

<em>Keravan kartanon päärakennuksen tilat vuokrattu lukuunottamatta: 1 työpiste varattuna ja 1 vapaana. Vuokrasopimus Jalotus ry:n ja Keravan kaupungin välillä toistaiseksi voimassa oleva. </em>

Kommentit
Kirjaudu sisään kommentoidaksesi omalla nimelläsi
Piilota kommentit