Toimistojen Airbnb

Hankkeessa pilotoidaan uudenlaista toimintamallia: Toimistojen AIRBNB: ”Coworking model for smart office sharing”, jonka avulla työtiloja voidaan jakaa huomattavasti nykyistä joustavammin ja coworking-työskentelyn toimintatavat voidaan jalkauttaa myös suuriin yrityksiin. Jakamistalouteen pohjautuvan toimintamallin avulla luodaan nopeasti uudenlainen tilaverkosto, joka jaetaan digitaalisesti. Käytännössä olemassa olevia toimistotiloja tuotteistetaan ja ne viedään sähköiseen maailmaan.

Coworking-työskentely on keskeinen trendi kasvuyritysten keskuudessa. Työtilat on suunniteltu huolellisesti mahdollistamaan tehokkaan yksilötyöskentelyn ja erilaisten työtehtävien suorittamisen. Samoissa tiloissa toimiminen edesauttaa yhteistyötä muiden yritysten kanssa ja sitä kautta edistää liiketoimintaa. Suurten yritysten työntekijät saavat pilotissa mahdollisuuden coworking-työskentelyn testaamiseen. Coworking-työskentelyn hyödyt ilmenevät monilla tavoilla: vuorovaikutus ja työympäristön mahdollisuudet edistävät tehokkuutta, työhyvinvointia ja innovatiivisuutta, yhteiset toimitilat lisäävät tiedon välittymistä sekä keskustelua, mikä lisää yritysten välisen yhteistyön syntymistä.

Asiakastarve:

• Suuret yritykset: Toimitilojen sopivuuden haasteet ja korkeat kustannukset. Suurilla yrityksillä on tiloissaan piileviä hukkaneliöitä, suurissa toimistorakennuksissa on käyttämättömiä tai vajaakäytöllä olevia tiloja, joista kuitenkin maksetaan vuokraa tai ylläpitokustannuksia. Vuokaralaisten löytäminen toimiston sisälle on haasteellista.

• Työntekijät: Perinteisistä toimistoista ei löydy sopivia tiloja, joissa työskennellä uusien toimintatapojen mukaan. Työnteolle halutaan joustavuutta ja perinteiselle oman pöydän ääressä istumiselle vaihtoehtoja.

• Pk-yritykset: Tilan vuokraaminen on kallista ja sitoutuminen pitää tehdä pitkäkestoisesti. Tiloja tarvitaan vaihtelevalle henkilöstömäärälle.

Ratkaisu:

Digitaaliseen jakamistalouteen pohjautuva ”Toimistojen AIRBNB” -toimintamalli, jossa toimitilojen jakaminen toteutetaan palveluna. Käytännössä suurten yritysten toimitiloihin perustetaan avoimia coworking-tiloja eli monitilatoimistoja. Monitilatoimistosta löytyvät erilliset alueet erilaiseen työskentelyyn: 1) Hiljaisen työskentelyn tilat, 2) Puhelutilat, 3) Neuvotteluhuoneet. Tilasta löytyvät tarpeelliset välineet toimistotyötä tekevälle: Langaton verkkoyhteys sekä printtaus- ja skannauslaitteet. Tilaverkon kaikki tilat on integroitu, jolloin käyttäjän täytyy tehdä kirjautuminen omalla kannettavallaan vain kerran, minkä jälkeen esim. langaton verkko löytyy automaattisesti.

Yritys, joka on perustanut avoimen monitilatoimiston, saa käyttöoikeudet muiden yritysten monitilatoimistoihin. Nyt yritys voi kerralla tarjota työtekijöidensä käyttöön useita uusia toimistotiloja, joita työntekijät voivat hyödyntää tarpeen mukaan. Nyt toteutettavassa kokeilussa monitilatoimistojen käyttöoikeudet jaetaan pilotissa mukana olevien yritysten henkilökunnille. Kokeiluhankkeessa tutkitaan tilojen käyttöä sekä yritysten ja käyttäjien toiveita ja arvioita toimintamallista, mikä pohjalta rakennetaan kansainvälisesti kaupallistettava malli toimintatavasta ja siihen liittyvistä palveluista.

Toimintamalliin otetaan mukaan myös pk- ja start-up-yritykset, jotka toimivat monitilatoimistoissa käyttäjinä. Toimintamallin avulla muodostuu pienille yrityksille tilankäyttömahdollisuus ilman vuokrasopimusta. Perinteisesti toimistotilaa vuokrataan pitkillä (min. 1 vuosi) ja joustamattomilla vuokrasopimuksilla. Uusi toimitilojen yhteiskäyttömalli mahdollistaa sen, että tiloja pääsee käyttämään ilman vuokrasopimusta kulloisenkin tarpeen mukaan. Tämä antaa mahdollisuuksia rekrytointeihin, väliaikaisten projektitiimien perustamiseen ym. toiminnan skaalaamiseen ylös ja alas kulloisenkin tarpeen mukaan.

Ratkaisussa oleellista on sen keveys ja kustannustehokkuus. Suuria investointeja ei tarvita. Toimitilat muokataan monitilatoimistoiksi pintaremontein ja olemassa olevia kalusteita hyödyntämällä. Kulkuoikeudet ja tilanhallinta tapahtuvat digitaalisesti. Tilan siivous ja ylläpito ovat kussakin toimistorakennuksessa jo olemassa. Pitkiä sitoutumisia ja vuokrasopimuksia ei tarvita. Monitilatoimistojen vuokrasopimukset pysyvät suurilla yrityksillä.

Toimintamallissa oleellista on palvelu: Tilanjaon hoitaa palveleva operaattori, joka vastaa esimerkiksi tiloista ja niiden yleisilmeestä, yhtenäisistä käytännöistä kaikissa tilaverkoston tiloissa, laadukkaasta viestinnästä sekä toimivasta digitaalisesta alustasta.

Hankkeessa kokeillaan mallia, jossa yritys saa kerralla käyttöönsä useita uusia toimistotiloja

Avoin coworking tila / monitilatoimisto

Monitilatoimisto (’Flexible Office’, ’Activity Based Office’) on toimitilojen korkeisiin kustannuksiin vastaukseksi kehitetty tilasuunnittelukonsepti. Pääperiaatteena monitilatoimiston tilaratkaisussa on, että erilaisia työpisteitä ja -tiloja jaetaan työyhteisön kesken, eikä kaikille työntekijöille ole varattuna henkilökohtaista perinteistä työpistettä. Tilat suunnitellaan työntekijöiden tarpeiden mukaan riittäviksi. Tilojen joustavuus mahdollistaa neliöihin perustuvan tilankäytön tehostamisen.

Monitilatoimistoissa on yhteisön kanssa jaettavia erilaisia työpisteitä tai paikkoja tehdä töitä: vetäytymistyöpisteet, puhelinkopit, erikokoiset neuvottelutilat. Työntekijällä on vapaa mahdollisuus valita hänen työnkuvaansa kulloinkin sopivin paikka tehdä työtä.

Monitilatoimistojen käyttö kasvaa koko ajan. Monitilatoimistojen kautta voidaan saavuttaa merkittäviä säästöjä toimitilakustannuksissa. Lisäksi toimitiloihin panostamalla on mahdollisuus tehostaa työviihtyvyyttä, innovatiivisuutta ja tuottavuutta.