Kokeilun oppi
-
Kokeilun teemat
1999 katselukertaa
Kokeilu on luotu 16.10.2018
Päijät-Hämeen Hyvinvointiyhtymä (PHHYKY) vammaispalvelut, Appsolute Solutions Finland Oy, Smart & Lean ja Jussi Mozo
Vammaispalvelun asiakkaan toimintakyvyn arviointi -mobiilisovellus
Sosiaalitoimessa vammaisten toimintakykyarviointi tehdään asiakaskäynnin yhteydessä paperille ja kirjoitetaan uudestaan toimistolla koneelle. Kokeilun tarkoitus on poistaa kaksinkertainen kirjoitus- ja tallennustyö rakentamalla yhteiskehittelyssä käyttäjäystävällinen mobiilisovellus.
Miksi tämä kokeilu on tarpeellinen?
Vammaispalvelulain 3 a §:ssä edellytetyn palvelutarpeen selvittämiseen ja päivittämiseen tarvitaan vammaisen toimintakyvyn arviointi. Tehty toimintakykyarviointi ja palvelutarpeen selvittäminen ja arviointi toimivat lähtötietona palvelusuunnitelmalle. Toimintakykyarviointien ja muiden selvitysten pohjalta tehtäviä palvelutarpeen arviointeja on PHHYKY:n vammaispalveluissa vuosittain n. 500 kpl. PHYKY:ssä vammaisten toimintakykyarviointi tehdään lomakkeelle, joka täytetään kahdesti: asiakkaan luona kotikäynnillä ja työpisteessä järjestelmään. Avun tarvetta arvioidaan kotikäynnillä, jolloin on ensiarvoisen tärkeää, että työntekijä voi keskittyä asiakkaan kohtaamiseen ja tehdä arviota samalla siten, että toimintakyvyn arvion tekeminen ei vie kohtuuttomasti aikaa asiakkaan tilanteen havainnoimiselta ja työntekijän ja asiakkaan vuorovaikutukselta. Nykytilanteessa, kun työntekijä käy asiakkaan luona, aikaa kuluu paperimuistiinpanojen täyttämiseen, ja jälkeen tämän samat tiedot tiedot pitää syöttää käsityönä toimistolla järjestelmään. Tämä aiheuttaa lisätyötä, joka on pois asiakaspalvelusta, ja myös virhemahdollisuuksia; kirjaaminen lopulliseen järjestelmään tehdään usein vasta muutaman päivän päästä, joka osaltaan aiheuttaa usein sen, että asioita ei dokumentoida samalla lailla kuin mitä tuoreeltaan tulisi kirjattua. Asiakas ja hänen sidosryhmänsä eivät tiedä mitä tietoja toimintakykyarvioon on kirjattu. Henkilöstön digitaidot tarvitsevat myös kehittämistä ja tukea. Uuteen teknologiaan voidaan järjestää perehdytystä ja koulutusta, mutta opitun jalkautuminen käytännön työhön katkeaa usein arjen kiireissä. MIten toimintakyvyn arviointi tehdään nyt? Mitkä ovat arvioinnissa kriittisiä tietoja palvelusuunnitelman tekemisen näkökulmsta? Miten paljon aikaa menee nykyisellä toimintatavalla toimittaessa? Miten asiakas haluaa osallistua toimintakykyarviointiin? Mitä tietoja asiakas haluaa? Miten mobiilisovelluksen käyttö vaikutti työntekijän työhön? Miten se vaikutti asiakaskokemukseen? Miten palvelusuunnitelman teko muuttui sovelluksen käyttöönoton myötä?
Miten kokeilu toteutetaan?
Vammaispalveluasiakkaiden toimintakyvyn arvioimiseen tarvitaan työväline, jolla voidaan systemaattisesti, luotettavasti ja nopeasti hahmottaa asiakkaan avun tarvetta sekä niitä asioita, joista asiakas selviytyy itsenäisesti. TUOTOKSET Tuotos 1: Tuloksena kokeilusta on mobiilisovellus, jonka avulla vammaispalvelun asiakkaalle tehtävä toimintakyky arviointi tallennetaan järjestelmään vain kerran ja joka tukee palvelusuunnitelman laadintaa. Sovellus toimii myös offline, koska työntekijät ovat kertoneet painivansa usein verkkoyhteysongelmien kanssa. Tuotos 2: Kokeillaan mobiilisovelluksen yhteiskehittämistä yhteistyössä sen käyttäjien kanssa. Kokeilussa käyttäjät kehittävät omaa työtään suunnittelemalla tarvetta vastaavan mobiilisovelluksen yhdessä digiosaajien kanssa. Käytännöllisen tekemisen, osallistumisen ja sovelluksen pilotoinnin ja arvioinnin kautta henkilöstön digitaidot kehittyvät tehokkaasti ja “huomaamatta” verrattuna esim. irrallisiin koulutuksiin. Tuloksena raportti yhteiskehittelystä sekä henkilöstön kokemuksista ja havainnoista. Tuotos 3: Arviointi palvelun skaalattavuudesta muille kohderyhmille kuin vammaispalvelun asiakkaille esimerkiksi ikääntyneiden ja psykososiaalista tukea tarvitsevien asiakkaiden toimintakyvyn ja avun tarpeen määrittelyssä. VAIKUTUS Työntekijän aikaa ja kapasiteettia vapautuu muuhun asiakastyöhön Työntekijöiden tekemä ei-motivoiva ja arvoa tuottamaton manuaalinen työ vähenee Työtyytyväisyys lisääntyy kuormittavuuden vähentyessä Henkilöstön haastaminen ja osallistaminen toiminnan kehittämiseen voimaannuttaa henkilöstöä, antaa mahdollisuuden vaikuttaa työhön toteutukseen ja lisää heidän työtyytyväisyyttään Hoitohenkilöstön digiosaaminen lisääntyy kokeilussa tehtävän yhteiskehittelyn (Ideoi - Mittaa- Opi) kautta Asiakastyytyväisyys kasvaa työntekijän lisääntyneen ajankäytön vuoksi: parempi fiilis, parempi arki Asiakas saa nopeammin tiedon mitä havaintoja toimintakykyarvioinnissa oli tehty ja hänen mahdollisuutensa täsmentää ja tarkentaa tietoja paranevat Palvelusuunnitelman laadukkuus kasvaa ja asiavirheriskit pienenevät Asiakkaiden saamat palvelut vastaavat tarvetta ja riskit liittyen potilasturvallisuuteen vähenevät Kertynyttä digitaalista tietoa voidaan hyödyntää systemaattisesti sekä tiedon syötössä että toiminnan seuraamisessa, ohjaamisessa ja ennakoinnissa Kokeilun aikana testaan seuraavat toiminnot: -Paperilomakkeiden manuaalisesta täytöstä luovutaan -Suunnitellaan sähköisen lomakkeen tarvittavat tiedot -Tehdään sovellus, johon työntekijä syöttää toimintakykyarvioinnin tiedot -Tehdään asiakkaalle oma näkymä tai tuloste tallennettuun tietoon -Tehdään rajapinta, jossa mobiilisovellukseen syötetyt tiedot siirretään pääjärjestelmään -Suunnitellaan ja pilotoidaan miten toimintakyky arvioinnin tiedot siirtyvät osaksi palvelusuunnitelmaa kerralla oikein periaatteella -Miten PHHYKY, vammaispalvelut kertovat kokeilusta omille sisäisille ja ulkoisille verkostoille ja sidosryhmille -Kokeilussa testataan Lean Start-Up mallin mukaista iteratiivista ja inkrementaalista kehittämistä yhteistyössä sovelluksen käyttäjäryhmän (PHHYKY työntekijät, esimiehet ja palvelun asiakkaat) kanssa. Toistuvat kehittämissyklit noudattavat alla olevaa mallia. (kuva lopussa) 1.Tehdään sovellus käyttäjäryhmän idean, yhdessä käyttäjäryhmän kanssa tarkennettujen prosessikuvausten ja määritysten mukaisesti 2.Pilotoidaan sovellusta yhdessä työntekijöiden ja asiakkaiden kanssa rajatulla testijaksolla. Pilotin aikana arvioidaan uudistunutta työprosessia ja sovellusta sekä kerätään dataa sekä työntekijä- että asiakaskokemuksesta 3.Arvioidaan yhdessä käyttäjäryhmän kanssa kerätyn datan perusteella sovelluksen teknisiä ja toiminnallisia ominaisuuksia ja niiden vaikutusta työprosessin sujuvuuteen, työntekijäkokemukseen, palvelun laatuun ja asiakastyytyväisyyteen. Oppiminen sekä työprosessista että mobiilisovelluksen toimintamahdollisuuksista madaltavat käyttäjäryhmän digikynnystä. 4.Jatkokehitetään ja täsmennetään sovelluksen ominaisuuksia käyttäjäryhmän uusien ideoiden ja tarpeiden mukaisesti (kohta 1 uudestaan). Testiryhmään valitaan 12 asiakasta ja 3 työntekijää. Kokeilu tehdään sekä työntekijöiden työpuhelimilla (Android) että kokeilussa hankittavilla tableteilla (2 kpl). Tammi-helmikuussa 2019
Kuka tai ketkä kokeilun toteuttavat?
Päijät-Hämeen Hyvinvointiyhtymä (PHHYKY), vammaispalvelut, Pia Kuusela, johtava sosiaalityöntekijä yhdessä Appsolute Solutions Finland Oy sekä asiantuntijoina Tuula Löytty (Smart&Lean) ja Jussi Mozo.
Mikä on kokeilun kokonaisbudjetti ja miten se jakautuu maksajatahoittain?
Kokeilun budjetti on 10 000 e: Suunnittelu ja käynnin hahmottaminen 1 500; Koneet ja laitteet 900; Verkkoratkaisut ja tietoturva 400; Sovellussuunnittelu ja ohjelmointi 4 100; Digiohjaus ja valmennus 600; Pilotointi ja yhteiskehittely 1400; Dokumentointi, palaute ja arviointi 1100;
Millaista osaamista ja rahoitusta kokeilulla on käytettävissään?
Vahva käytännön substanssiosaaminen ja -kokemus, ison kuntayhtymän resurssit (Päijät-Hämeen Hyvinvointiyhtymä (PHHYKY), vammaispalvelut, Pia Kuusela, johtava sosiaalityöntekijä); Digiosaaminen, mobiilisovellukset, käyttäjälähtöisyys (ASF Oy); Prosessien osallistava kehittäminen, jatkuva parantaminen, palvelumuotoilu, LEAN (Smart & Lean) Palvelumuotoilu, markkinointi ja konseptointi, Jussi Mozo
Kokeilun oppi
Saavuttiko kokeilu tavoitteensa?
Tiimi teki sovelluksen hyvässä yhteistyössä Päijät-Hämeen Hyvinvointikuntayhtymän henkilöstön kanssa. He tuottivat kysymykset, kommentoivat teknistä ratkaisua ja antoivat kokemuksensa ja näkemyksensä kokeiluun. Yhteistyö tuotti kevyen, toimivan ja työntekijöitä palvelevan ratkaisun. Sen avulla toiminakykyarviointityö standardoitiin, ohjeistettiin ja vähennettiin turhia työvaiheita.
Mitä uutta tietoa kokeilulla saatiin?
MITÄ HALUTTIIN OPPIA Miten toimintakyvyn arviointi tehdään nyt? KYLLÄ Mitkä ovat arvioinnissa kriittisiä tietoja palvelusuunnitelman tekemisen näkökulmsta? KYLLÄ Miten paljon aikaa menee nykyisellä toimintatavalla toimittaessa? AIVAN LIIKAA Miten asiakas haluaa osallistua toimintakykyarviointiin? LOPPUASIAKAS EI JUURIKAAN Mitä tietoja asiakas haluaa? EI MAINITTAVIA SEIKKOJA Miten mobiilisovelluksen käyttö vaikutti työntekijän työhön? HELPOTTI JA STANDARDOI Miten se vaikutti asiakaskokemukseen? NEUTRAALI TAI POSITIIVINEN Miten palvelusuunnitelman teko muuttui sovelluksen käyttöönoton myötä? TOIMINTATAPA YHTENÄISTYI, SELKIYTYI JA ARVIOINNIN DOKUMENTOINTI HALLITUSTI HUOMIOIDEN GDPR HELPOTTI TIEDON JATKOKÄSITTELYÄ TOISEEN JÄRJESTELMÄÄN OPIT: Osallistava kehittäminen (Lean Start-Up) on voimakas työväline. Työntekijät näkivät koko IT-kehitystyön ja varmasti saivat yhden kokemuksen lisää siitä miten sovelluskehittäminen tapahtuu. VINKKI Loppuasiakkaan mukaan saaminen kehitystyöhön on arvokas asia.
Miten aiot viedä kokeilua tai sen tuloksia eteenpäin?
PHHYKY käyttää sovellusta. Sovelluksen käyttö voidaan laajentaa muihin vastaaviin, jotka tekevät toimintakykyarviointia, mutta siitä ei ole suunnitelmaa tällä hetkellä. Paremman integraatioasteen saavuttaminen edellyttää PHHYKY: n tai vastaavan muun palveluja tuottavan organisaation IT-toimintojen mukana oloa.
