Tilatehokkuuden hallinta ja tilavarausjärjestelmän sähköistäminen | Kokeilunpaikka.fi
3

Kokeilun oppi

-

Försökets teman

ToimitilatYhteisöllisyys
Försöket är skapat 17.04.2018

Juuso Mikkonen / Lappeenrannan kaupunki

Tilatehokkuuden hallinta ja tilavarausjärjestelmän sähköistäminen

Tilojen hyötykäytön parantaminen helpottamalla varausprosesseja. Tuodaan tilat kuntalaisten ja yhdistysten varattavaksi helppokäyttöiseen verkkopalveluun Varaamo -konseptia hyödyntäen. Tutkitaan samalla integraatiomahdollisuudet muihin käytössä oleviin tilavaraussovelluksiin.

Miksi tämä kokeilu on tarpeellinen?

Kaupungin tilavarauksiin liittyvät toimintamallit ovat hajanaiset. Tilojen varauksia hallitaan useissa eri tietojärjestelmissä. Tavoitteena on tuoda vapaana olevat tilat helposti varattavaksi kuntalaisille ja yhdistyksille sekä muille tahoille yhden verkkopalvelun kautta ja samalla yhtenäistää käytäntöjä myös sisäisten varausprosessien osalta. Tutustutaan avoimen lähdekoodin hallintamalliin sekä toimintamalliin avoimen lähdekoodin ohjelmiston kehittämisessä.

Miten kokeilu toteutetaan?

Kokeillaan jo muualla kehitettyä avointa verkkopalvelua ja laajennetaan sen käyttöä. Selvitetään Varaamo -palvelun soveltuvuus Lappeenrannan kaupungin tilavarausten hallinnointiin. Otetaan palvelu käyttöön Lappeenrannassa mikäli kokeilu onnistuu. Kokeilu on käynnistynyt, tavoitteena saada ensimmäiset tilat varattavaksi lokakuussa 2018. Kokeilu päättyy 12/2018.

Kuka tai ketkä kokeilun toteuttavat?

Lappeenrannan kaupunki, Lappeenrannan Toimitilat Oy, Saimaan Tukipalvelut Oy, Saimaan Talous ja Tieto Oy sekä puitesopimuksella hankittava ohjelmistokehityskumppani.

Mikä on kokeilun budjetti?

Varaamo-kokeiluun varattu budjetti vuodelle 2018 on kuntakokeilut rahoituksella 35000€ (avustuksen osuus 24500€).

Lärdomar av försöket

Saavuttiko kokeilu tavoitteensa?

Kokeilu saatiin vietyä rahoituskauden aikana läpi, palvelu n käytössä osoitteessa https://varaamo.lappeenranta.fi.

Mitä uutta tietoa kokeilulla saatiin?

Kokeilun aikana keskeisin oppi oli avoimen lähdekoodin kanssa työskentelyn haastavuus ja oman resursoinnin tarve. Projektin aikataluissa jouduttiin hieman joustamaan, jotta kaikki halutut toiminnallisuudet saatiin palveluun rakennettua. Yhteiskehittäminen ja avoimen lähdekoodin yhteensovittaminen vaativat paljon etukäteispohdintaa ja aikataulujen sovittamista. Koska kokeilumme aikataulu oli rajattu, jouduimme viemään hankkeen läpi omana toteutuksena, irrallaan alkuperäisen lähdekoodin kehityspolusta.

Miten aiot viedä kokeilua tai sen tuloksia eteenpäin?

Palvelu on koekäytössä ainakin kevään 2019 ajan ja tämän jälkeen palvelun jatkosta linjataan. Palveluun tuodaan uusia tiloja ja tarkoituksena on löytää riittävä massa käyttäjiä, jotta palvelua kannattaa ylläpitää. Palvelun edelleen kehitetty lähdekoodi on avattu GitHubiin hyödynnettäväksi.